Was bedeutet die DSGVO für Pressestellen von Unternehmen?

Die DSGVO hat das öffentliche Bewusstsein für den Schutz persönlicher Daten erheblich geschärft. Obwohl die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene europäische Verordnung wenig an dem zuvor gültigen Datenschutzrecht geändert hat, wirken die neu definierten drakonischen Strafen wie ein Weckruf. Aber auch nach einem Jahr bestehen noch bei vielen Unternehmen Unsicherheiten, was den Umgang mit personenbezogenen Daten angeht. Im Fokus sind meist Kunden-, Bewerber- und Mitarbeiterdaten. Aber auch Journalistendaten sind personenbezogene Daten. In diesem besonderen Fall, entstehen in PR-Agenturen und in Pressestellen zunehmend Fragen, was die DSGVO-konforme Kommunikation mit Journalisten angeht.

Gelten im Umgang mit Journalisten andere Regeln als mit Kunden bzw. anderen Berufsgruppen?

Nein. Die DSGVO schützt Journalisten genauso wie jeden anderen Bürger auch. Allerdings ist bei Journalistendaten in bestimmten Bereichen sogar etwas mehr Achtsamkeit geboten. Die DSGVO stellt besondere Kategorien von Daten unter besonders hohen Schutz. Hierunter fallen unter anderem Daten, aus denen die politische Meinung oder religiöse oder weltanschauliche Überzeugung hervorgehen. Die Verarbeitung solcher Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, die betroffene Person hat in die Verarbeitung der Daten zu einem bestimmten Zweck ausdrücklich eingewilligt. Das Anlegen verschiedener Verteilerlisten, sortiert nach politischen Ansichten der Journalisten, wäre bspw. ohne Einwilligung jedes einzelnen Journalisten verboten.

Spielt es eine Rolle, dass Informationsbeschaffung zum Berufsbild des Journalisten gehört?  

Ja. Zwischen Unternehmen bzw. Agenturen und Journalisten, die in der Vergangenheit über Pressemitteilungen und Telefonate Informationen ausgetauscht haben, besteht eine Geschäftsbeziehung. Diese beruht auf eben diesem Informationsaustausch. Insofern gibt es für beide Seiten ein berechtigtes Interesse etwa für das Versenden von Pressemitteilungen oder für Telefonate. Im Rahmen dieses berechtigten Interesses und vor dem Hintergrund sogenannter branchenüblicher Verfahren erlaubt die DSGVO die Kontaktaufnahme zwischen Unternehmen und Geschäftspartnern auch ohne explizite vorherige Einverständniserklärung.

Können Pressestellen ihre Arbeit auf Basis von berechtigtem Interesse und branchenüblichen Verfahren wie vor dem Inkrafttreten der DSGVO fortsetzen?  

Nein. Auch wenn das Tagesgeschäft mit Telefonkontakt und Pressemitteilungen mit den bestehenden aktiven Kontakten vorerst weiterlaufen kann, so erfordert die DSGVO doch ein erhebliches Umdenken. Sofern Journalistendaten selbst vorgehalten werden, müssen diese künftig in einer DSGVO-konformen Umgebung liegen, um sich gegen jeden Zweifelsfall abzusichern. Es sind Richtlinien und Verarbeitungsverzeichnisse zu erstellen, die festlegen und dokumentieren, wo diese Daten vorgehalten, wie sie eingesetzt und ausgetauscht werden; und es ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Daten haben. Gleichzeitig sollten Pressestellen das Einverständnis zum Speichern personenbezogener Daten bei ihren Medienkontakten einholen. Dabei ist es wichtig, den Zweck für die Nutzung der Daten zu definieren, da „Generalvollmachten“ nicht möglich sind.

Betrifft die DSGVO auch allgemeine Redaktionsadressen wie newsdesk@xyz.de?

Nein, die DSGVO betrifft nur persönliche E-Mail-Adressen, womit Sammeladressen in der Regel ausgeschlossen sind. Ist allerdings in einer Redaktion ein bestimmter Mitarbeiter fest für die Betreuung der Adresse abgestellt oder hat nur ein Mitarbeiter Zugriff auf die Adresse, gilt sie als personenbezogen. In der Praxis ist allerdings davon auszugehen, dass allgemeine Kontakt-E-Mail-Adressen von mehreren Mitgliedern einer Redaktion genutzt werden.

Welche Auswirkungen hat die DSGVO auf den Umgang zwischen Unternehmen und PR-Agenturen?  

In der Vergangenheit lief der Austausch von Journalistendaten in vielen Fällen eher hemdsärmelig, Telefonnummern und E-Mail-Adressen wurden „mal eben rübergeschickt“. Das kann so nicht mehr stattfinden. Zukünftig brauchen Pressestellen für die Weitergabe von personenbezogenen Daten grundsätzlich die Einwilligung des einzelnen Journalisten. Die Einwilligung muss vor der Weitergabe eingeholt und kann nicht erst im Nachhinein eingeholt werden. Weiterhin ist die Einwilligung unbedingt beweissicher zu dokumentieren. Im Zweifel muss nämlich derjenige, der sich auf eine Einwilligung beruft, diese auch nachweisen können. Mündliche Einwilligungen sind jedoch schwer nachzuweisen. Am besten wird die Einwilligung daher in Textform (bspw. per E-Mail) oder elektronisch eingeholt und zentral gespeichert. Eine Ausnahme hierzu liegt vor, wenn eine rechtliche Pflicht zur Weitergabe der Daten besteht. Eine solche wird bei Pressestellen jedoch eher selten vorliegen.

Macht die DSGVO einen Unterschied zwischen fest angestellten und freien Journalisten?

Nein. Grundsätzlich sind Unternehmen aber gut beraten, keine Pressemitteilungen an private E-Mail-Adressen zu versenden, sofern keine Einverständniserklärung vorliegt.

Die Antworten wurden gemeinsam mit Rechtsanwalt Florian Decker von der Mainzer Kanzlei RESMEDIA erstellt. Alle Fragen und Antworten können Sie hier als Whitepaper herunterladen.